Artigo: Finanças no cartório: planeje e execute - Por Talita Caldas e Daniela Sciascia

Publicado em: 16/08/2019
A maioria dos tabelionatos possui mais de uma forma de recebimento: além do pagamento à vista, há os clientes “mensalistas” que pagam mediante fatura. Sem mencionar as diferentes fontes de recebimentos: depósito, cheque, cartão de débito ou dinheiro.

Quando há diversas formas de entrada de dinheiro, os mecanismos de controle precisam funcionar muito bem. 

Imagine um condomínio residencial com somente uma entrada e uma saída; é muito mais fácil a portaria monitorar quem entra e quem sai (e como, quando e com quem), do que aquele que tenha, por exemplo, três portões de entradas/saídas. 

Sabemos que os titulares controlam de alguma forma (com planilha ou software) os pagamentos e recebimentos, contudo, gostaríamos de enfatizar a importância de analisar os números com antecedência para que seja possível investir em melhorias (equipe, equipamentos, infraestrutura) sem prejudicar a viabilidade econômica do cartório.

É preciso, também, que essa análise seja formal, com um planejamento financeiro por escrito, em que as metas de redução dos gastos estejam claras e sejam monitoradas. Planejar o futuro é realizar o orçamento anual, ou realizar a famosa revisão de “budget”.

No nosso livro “Finanças para Cartórios”, explicamos o conceito de Regime de Competência (controle financeiro de entradas e saídas por data) e estimulamos os titulares que já conhecem o conceito a trabalharem efetivamente com essa metodologia da contabilidade gerencial internacional, pois o resultado salta aos olhos!  Saiba que ao trabalhar com o Regime de Competência você conhecerá os resultados gerenciais do período (que permite comparações entre meses, anos,  e medição das variações) e ele é uma análise complementar importante ao Regime de Caixa.

Outras metodologias relevantes para a boa administração financeira da serventia é utilizar o relatório mensal e anual do DRE (Demonstrativo do Resultado do Exercício); diferenciar os itens que são despesas dos itens que são custos; trabalhar com plano de contas; e trabalhar com centros de custo (códigos numéricos que diferenciam cada conta no plano de contas).

É imprescindível que a variação (análise de redução ou de aumento) dos gastos seja verificada mensalmente e anualmente pelo responsável financeiro para que ações preventivas sejam tomadas (antes que ações corretivas sejam necessárias). Por exemplo: o valor de maio 2019 com o item X, foi igual ao de abril 2019, ou foi igual a maio do ano anterior? Felizmente a maioria dos tabelionatos já faz isso. A única observação aqui é que se a maioria ainda faz só o regime de caixa e não conhece a DRE, controlar esta variação fica bem mais difícil.

Para finalizar, outra variável que pode ser considerada um risco financeiro (pois pode afetar as finanças da serventia e do titular pessoa física) é a de ter que pagar demandas processuais (ex: trabalhista, tributária), sendo altamente recomendável o provisionamento dos valores para eventual pagamento e assim evitar alto impacto financeiro.

Os titulares – sabemos todos – são sobrecarregados diariamente  com o monitoramento e fiscalização das  atividades afetas à serventia, e as tarefas administrativas são as mais “burocráticas”, porém, não adianta querer redução de gastos se não se planejar; não adianta achar o tema financeiro difícil, se você tem a responsabilidade de gerenciar um cartório e todos os seus recursos e encargos. Só há uma saída: planejar e executar!  

Fonte: CNB/SP
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